Kimai (https://www.kimai.org/de/) ist eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, die unter der MIT Lizenz steht. Die Software ist in PHP geschrieben, und wird von Kevin Papst und vielen Mitstreitern entwickelt. Hier ist das Projekt auf Github: https://github.com/kevinpapst/kimai2
Ich habe früher TimeSheet Next Gen (https://sourceforge.net/projects/tsheetx/) eingesetzt, aber das Projekt scheint eingeschlafen zu sein. Seit Anfang 2017 nutze ich nun Kimai v1, und seit August 2020 benutze ich nun das von Kevin Papst gehostete Kimai v2, auf https://www.kimai.cloud/. So muss ich mich nicht um Updates kümmern, und ich kann den Entwickler durch meinen kleinen finanziellen Beitrag unterstützen.
Ich nutze den Funktionsumfang von Kimai sicherlich nicht komplett aus, so schreibe ich zum Beispiel noch keine Rechnungen direkt aus Kimai heraus.
Ich exportiere die Stunden pro Kunde als Excel-Datei, und schreibe meinen eigenen Rechnungen.
Ich habe mir verschiedene Kunden angelegt, und kann für jeden Kunden Projekte anlegen, und pro Projekt eine oder mehrere Tätigkeiten. Das ist bei manchen Kunden nur ein fortlaufendes Projekt, aber manchmal hilft es auch, z.B. zwischen Meetings und Programmierung zu unterscheiden, und das als unterschiedliche Tätigkeiten zu verbuchen. Ich kann auch pro Kunde bzw. Projekt oder Tätigkeit einen anderen Stundensatz festlegen. Außerdem kann ich ein Zeit- bzw. Geldbudget einrichten. Dazu später mehr…
Ich sehe im Dashboard ganz schnell, wieviele Stunden ich in dieser Woche bzw. in diesem Monat oder Jahr schon gearbeitet habe, und was der Preis dieser Stunden ist.
In meiner Selbständigkeit investiere ich auch viel Zeit in eigene Projekte, wo momentan niemand für die Arbeitszeit zahlt, oder in Open Source Projekte. Dafür habe ich einen Kunden mit meinem Namen angelegt, und ein Projekt “Kostenlose Projekte”, mit den verschiedenen Tätigkeiten für unterschiedliche Open Source Projekte oder eigene Projekte. So kann ich doch meine Arbeitszeit im Blick behalten, und kann langfristig überlegen, ob ich weiterhin den gleichen Aufwand für ein bestimmtes Projekt betreiben will.
Da ich auch in einem Angestelltenverhältnis bin, diese Arbeit aber Remote wahrnehme, möchte ich sicherstellen, dass ich genug und nicht zu viel Stunden für meinen Arbeitgeber arbeite. Dazu habe ich meinen Arbeitgeber als “Kunden” angelegt, mit einem Projekt “Anstellung”. Jede Woche erstelle ich eine neue Tätigkeit für dieses Projekt, mit dem Namen “KW xy 2021”. Als Zeit-Budget gebe ich meine Wochenarbeitszeit an, in meinem Fall 20 Stunden. Ich habe ein Lesezeichen in Firefox auf die Seite dieser Tätigkeit, dort sehe ich immer, wieviel Zeit ich schon gearbeitet habe, und wieviel noch zu schaffen ist. Ich kann aus dieser Seite heraus auch rechts oben das Menü mit dem Pfeil aufklappen und auf “Zeit erfassen” klicken, dann erscheint ein Formular, auf dem schon mein Arbeitgeber als Kunde, das entsprechende Projekt und die entsprechende Tätigkeit voreingestellt ist, mit der aktuellen Zeit als Startzeit vorgeschlagen.
Am Ende der Woche gehe ich in die Eigenschaften der Tätigkeit der letzten Woche, und deaktiviere die Sichtbarkeit. Sonst würde ich zu viele Tätigkeiten in der Übersicht sehen, die dann nicht mehr relevant sind. Dann erstelle ich eine Tätigkeit für die neue Woche, und wenn ich Überstunden in dieser Woche gemacht habe, trage ich beim Zeit-Budget der kommenden Woche einfach weniger Stunden ein.
Ich denke, es ist wichtig, den Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten, und diszipliniert diese Daten zu pflegen. Es hilft bei der Abrechnung bei selbständiger Arbeit, aber auch den Arbeitsvertrag einzuhalten bei Anstellung. Gleichzeitig behält man den Überblick, wieviel Zeit man in andere Projekte steckt, und man weiß zumindest in gewisser Hinsicht, wo die Zeit geblieben ist.
Dabei ist Kimai mir ein wertvolles Werkzeug, das auch noch schön aussieht und ich gerne benutze.